Nextcloud Groupware – Gestiona el Correo, Calendario y Contactos desde tu Hosting

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Nextcloud Groupware - Gestiona tu Correo, Calendario y Contactos desde tu Hosting

Si quieres una alternativa a  Workspace, sin depender de Google o de otros proveedores, puedes usar Nextcloud Groupware instalado en tu hosting y aprovechar todas las ventajas de la nube, pero siempre bajo tu control y sin tener que pagar más. Veamos cómo puedes instalarlo y empezar a utilizarlo.

A muchos usuarios nos gusta gestionar el correo, los contactos y el calendario desde la nube en lugar de hacerlo desde un dispositivo, de esta forma podemos accede a todo desde casi cualquier sitio y dispositivo que tenga conexión a Internet.

Las grandes empresas como Microsoft o Google ofrecen soluciones para gestionar todo esto, a cambio de pagar una cuota mensual o como en el caso de Google Workspace, que para algunos usuario era gratuito hasta que Google decide lo contrario y lo que era gratuito o de prueba, pasa a ser un producto de pago.

Si quieres gestionar correo, contactos y calendario de manera online, pero no quieres depender de terceros que pueden cambiar las normas en cualquier momento, puedes usar Nextcloud Groupware, una solución de código abierto que puedes instalar en tu hosting y gestionarlo tú mismo al gusto de tus necesidades.

 

Qué es Nextcloud Groupware

Nextcoud es una aplicación Open Source que puedes instalar en tu servidor para gestionar tu propia nube, de misma forma que los harías en Dropbox, Google Drive o Microsoft Onedrive, pero en tu hosting y con tus normas.

Nextcloud Groupware es un conjunto de aplicaciones que puedes instalar en tu Nextcloud para añadir correo electrónico, calendario y contactos, todo desde tu hosting y sin depender de terceros.

Vamos a ver cómo puedes instalar Nextcloud en tu hosting, instalar las aplicaciones de Groupware y empezar a utilizarlas.

 

Instalar Nextcloud en tu Hosting

Nextcloud es una aplicación gratuita, por lo que no tienes que pagar para utilizarla. Lo que si necesitas es tener contratado un servicio de hosting y un nombre de dominio.

Para instalar Nextcloud, lo más rápido y cómodo es usar el instalador de aplicaciones Softaculous que encontrarás en el panel de control de tu hosting.

cPanel Softaculous icono Jupiter

Una vez dentro de la aplicación sólo tienes que buscarla, puedes usar el buscador o abrir la opción Gestión de Ficheros y hacer click en Instalar.

Nextcloud Groupware instalar desde Softaculous

A la hora de instalar Nextcloud, puedes hacerlo en el directorio raíz del dominio, en una carpeta (directorio) o en un subdominio.

La opción del dominio principal no puedes utilizarla si ya tienes instalado algo en él, sólo podrías usar esta opción si usas un dominio y un hosting exclusivamente para Nextcloud.

Entre la opción del directorio o el subdominio, depende de gustos, pero la opción del subdominio estará más aislada del dominio principal, algo más aconsejable si tienes una web en producción parece algo más lógico.

Si quieres crear un subdominio, puedes hacerlo desde tu hosting. SI tienes dudas sobre cómo hacerlo, puedes revisar esta guía.

Para elegir el lugar de la instalación, si quieres instalarlo en un subdominio, lo tendrás que haber creado antes y si quieres instalarlo en un directorio, lo puedes crear en el momento de la instalación.

Si lo vas a instalar en un subdominio, el campo del directorio debe estar vacío:

Nextcloud Groupware instalar subdominio

Y si lo quieres instalar en un directorio, tendrás que indicarlo en el campo destinado para ello:

Nextcloud Groupware instalar en un directorio

Después sólo tendrás que indica un nombre de usuario, una contraseña y una cuenta a la que tengas acceso, no la que te diga el sistema (anota los datos de usuario y contraseña, los necesitarás)

Después sólo tienes que hacer click en Instalar y deja que la aplicación instale todo. Cuando termine te avisará si todo ha ido bien y te mostrará los enlaces de acceso a Nextcloud para que puedas acceder y anotarlos.

Nextcloud Groupware datos de instalación

Y con esto ya tendrías instalado Nextcloud en tu hosting, ahora vamos a instalar las aplicaciones Groupware .

 

Instalar las Aplicaciones Groupware en Nextcloud

Ahora hay que instalar las aplicaciones Groupware en Nextcloud y empezar a utilizarlo.

Lo primero es acceder con tu nombre de usuario y contraseña a Nextcloud. Son los datos que pusiste a la hora de instalarlo, los que tienes anotados… ¿verdad?

Al acceder verás algo parecido a esto:

Nextcloud Groupware pantalla bienvenida

Para acceder a la configuración, verás que tienes un acceso en la esquina superior derecha, desde ahí tiene que acceder a Ajustes.

Nextcloud Groupware acceso ajustes

Para poder descargar las aplicaciones de Groupware, tenemos que acceder Información Personal y añadir nuestro nombre y el correo electrónico que queremos usar para restablecer la contraseña si la perdemos. Pon una cuenta de correo a la que tengas acceso o no te valdrá de nada.

Nextcloud Groupware datos nombre correo

Ahora pasaremos a instalar las aplicaciones, para esto volveremos a hacer click en el menú desplegable de la esquina superior derecha, pero esta vez seleccionaremos la opción Aplicaciones.

Nextcloud es una aplicación de código abierto, por lo que muchos desarrolladores crean aplicaciones para la plataforma, así que puede ser un poco lío encontrar las aplicaciones de Groupware.

Por suerte han pensado en esto y existe lo que llaman Lotes de apps, para localizar aplicaciones de una manera más sencilla.

Nextcloud Groupware lotes de apps

Una vez accedamos a los lotes, tienes que buscar el apartado Pack Groupware. Ahí encontrarás los enlaces que puedes utilizar para instalarlas.

Son independientes, así que puedes elegir qué aplicaciones instalar o no. En el momento de escribir este artículo existen 4 aplicaciones en el pack Groupware:

Puedes elegir descargar y activar las aplicaciones que quieras o activar todas pulsando en el botón correspondiente, nosotros instalaremos todas menos Deck.

Para comprobar que las aplicaciones están instaladas, puedes buscar los logotipos de las aplicaciones en el menú superior.

Nextcloud Groupware aplicaciones instaladas

A partir de este momento ya podrás empezar a usar las aplicaciones de Nextcloud Groupware.

 

Configurar las Aplicaciones Nextcloud Groupware

Para configurar las aplicaciones hay que configurar una cuenta de correo, ya que el resto de las aplicaciones se gestionan desde una cuenta de email, así que lo primero que hay que hacer es configurar la cuenta de correo.

Para esto, haremos click en el icono de la aplicación de correo en el menú superior y desde ahí tendremos que configurar la cuenta de correo.

Para esto, como en cualquier otra aplicación de correo, tendremos que saber cuál es el contraseña de la cuenta de correo.

Hay dos formas de configurarlo, automático y manual. Si seleccionas la opción Auto, sólo tendrás que añadir los datos de la cuenta de correo y la contraseña para conectar.

Nextcloud Groupware configurar correo auto

Si no funciona, selecciona la opción Manual y configúralo con los siguientes datos:

Recuerda que cuando decimos «tudominio.com» se trata sólo de un ejemplo, tienes que utilizar tu propio nombre de dominio.

Nextcloud Groupware configurar correo manual

Una vez esté todo configurado, la aplicación de conectará a tu cuenta y cargará todos los emails que estén en el servidor. Podrás enviar y recibir tus correos desde Nextcloud.

Nextcloud Groupware cuanta correo configurada y uncionando

Como las aplicaciones de Calendario y Contactos están asociadas a tu cuenta de correo, no es necesario configurarlas.

Lo que si puedes hacer es importar calendarios y contactos que tengas en otras aplicaciones para no tener que añadirlos a mano, siempre que sea en formato CalDAV y CardDAV.

También puedes conectar los calendarios con otras aplicaciones que usen CalDAV, por ejemplo, si usas tu teléfono móvil para añadir citas, puedes conectarlos para sincronizar todo, así cuando crees un evento en el calendario del móvil lo verás en Nextcloud y viceversa.

Nextcloud Groupware calendario muestra

Cosas a Tener en Cuenta

Como verás, Nextcloud Groupware puede ser el sustituto de Google Workspace y servicios similares, pero gestionándolo tú mismo y en tu propio servidor.

Además de usar las aplicaciones de Groupware, Nextcloud puede usarse para muchas más cosas, por ejemplo, para compartir tus archivos, añadir una suite ofimática para trabajar online, gestor de contraseñas, guardar notas, etc…

Y lo mejor de todo es que todo estará gestionado desde tu propio hosting o servidor, sin la intromisión o las reglas de las grandes compañías que ofrecen este tipo de servicios.

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