Cómo Archivar Emails Antiguos en Outlook para Liberar Espacio en el Hosting

Cómo Archivar Emails Antiguos en Outlook para Liberar Espacio en el Hosting

Si trabajas con mucho correo electrónico es posible que llenes el espacio de tu hosting de emails y te quedes sin espacio.

Si usas Outlook, puedes archivar los emails antiguos para que queden guardados en tu Outlook y así poder eliminarlo del servidor y liberar espacio en el hosting.

Eso sí, tienes que tener en cuenta que cuando elimines los emails del hosting, la única copia de los emails que existirá estará en tu ordenador, así que tenlo en cuenta.

Todo esto sólo vale para cuentas de correo configuradas como IMAP.

Limpiar Elementos Antiguos desde Outlook

Entre todas las herramientas que nos ofrece Outlook, hay una llamada Limpiar Elementos Antiguos….

Lo que hace esta opción es crear un nuevo archivo de Outlook y archivar ahí los emails que le indiques.

De esta forma tendrás en tu Outlook la cuenta configurada tal y como la tienes hasta ahora, pero además otra bandeja de entrada en la que estarán los emails archivados de forma local.

Una vez tengas los emails archivados, podrás borrarlos de la carpeta IMAP y liberar espacio en el hosting.

Aunque es un proceso muy sencillo, te recomendamos que realices una copia de seguridad antes de hacer nada por si acaso.

Obviamente la cuenta de correo debe de estar configurada en tu Outlook para poder realizar esta operación.

Si no está configurada, puedes seguir esta guía.

Desde Outlook, ves al menú Archivo y selecciona la cuenta que quieras archivar.

En el icono Herramientas abre el menú desplegable y selecciona la opción Limpiar Elementos Antiguos…

Outlook archivar elementos antiguos

En la siguiente ventana veras las cuentas de correo que tengas configurada, selecciona la que quieras archivar.

Podrás seleccionar cualquier carpeta IMAP o toda la cuenta, esto como tú prefieras hacerlo.

Puedes seleccionar la fecha desde la que quieres archivar los elementos, es decir, lo emails. Si quieres archivar todos, selecciona la fecha actual.

Puedes marcar la opción que incluye los elementos que tienen activada la opción de «No Autoarchivar». Si quieres archivar todos, márcala.

Por último tienes que añadir un nombre del archivo, que por defecto es archive.pst, pero puedes cambiarlo si quieres, como la ruta donde se guardará.

Outlook opciones archivar elementos

Una vez lo tengas claro, sólo tienes que hacer click en Aceptar y esperar a que Outlook archive los emails. Esto puede tardar un rato, dependiendo del correo que tengas acumulado.

 

Localizar los Correos Archivados

Si todo ha salido bien Outlook no te dirá nada en especial, así que puede causar algo de inquietud ya que no nos indica que todo ha salido bien, así que vamos a comprobarlo.

Esto es muy sencillo. Sólo tienes que volver a Outlook y busca la opción Archivos en el apartado donde se muestran las cuentas de correo.

Dentro de la carpeta de archivos debes de encontrar la Bandeja de Entrada de la cuenta que has archivado y si la abres, deberás ver los emails que has archivado, dependiendo de la fecha que hayas añadido en la configuración.

Outlook archivar elementos antiguos correos archivados

Y si miras la bandeja de entrada de la cuenta de correo, los emails archivados ya no estarán. Si has seleccionado que querías archivar todos la verás vacía.

Y ya está, con esto ya habrás archivado los emails antiguos en Outlook y liberado el espacio que ocupaban los emails en esa cuenta de correo.

 

Automatizar el Archivo de los Emails Antiguos en Outlook

Como has visto, el proceso de archivar los emails antiguos en Outlook es muy sencillo y rápido.

Pero si usas mucho el correo electrónico y te quedas sin espacio en el hosting tendrás que realizar la operación cada cierto tiempo.

Para evitar esto, podemos automatizar el archivo de los emails a nuestro antojo, para que se archiven cada cierto tiempo y no tener que realizar la acción de manera manual.

Para hacer esto tenemos que acceder a la carpeta que queramos automatizar en Outlook.

¡Ojo!, no hay que seleccionar la cuenta de correo, si no la carpeta , por ejemplo, la Bandeja de Entrada.

Haz click con el botón derecho sobre la carpeta que quieras. Esto abrirá un menú desplegable, en el que tenemos que seleccionar la opción Propiedades….

Propiedades bandeja de entrada

En la ventana que se abrirá verás dos pestañas:

Obviamente seleccionaremos la segunda y desde aquí podemos elegir entre 3 opciones distintas:

Outlook automatizar archivado emails

Configurar el Autoarchivado

Cuando accedas a la Configuración de archivo predeterminada tiene varias cosas que hacer y decidir, así que vamos a verlas con tranquilidad, ya que esta será la configuración que afectará a todas las carpetas en las que actives el autoarchivado.

La primera opción es la de Ejecutar Autoarchivar cada… la cual tenemos que activar y determinar el número de días que queremos ejecutar el autoarchivado.

La segunda opción es que si quieres que te pregunte antes de autoarchivar. Esto ya es al gusto del consumidor.

La siguiente opción e muy importante. si marcas la casilla de Eliminar elementos expirados los correos que se archiven se eliminarán una vez pasado un tiempo determinado más abajo.

Si no quieres que se borre nunca nada, deja la casilla sin marcar.

La casilla de Almacenar o eliminar elementos antiguos la puedes activar para cambiar la configuración predeterminada.

La de Mostrar la carpeta de archivos debes de dejarlas marcadas por defecto, aunque si no quieres ver las carpeta de Archivos desactívala.

Si has marcado la opción de almacenar o eliminar podrás seleccionar la opción de:

Por último puedes aplicar la configuración a todas las carpetas que tengan la opción de autoarchivar activada y será la que se aplique cuando la actives a alguna carpeta.

Outlook configuración por defecto del autoarchivado de emails

Son varias opciones, pero una vez lo tengas configurado podrás aplicar la misma configuración a todas las carpetas y no tendrás que preocuparte de archivar los emails de manera manual.

 

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